Dein Kalender ist voll. Aber du arbeitest nicht.

Öffne deinen Kalender für nächste Woche.

Zähl die Stunden, in denen du mit anderen im Gespräch sitzt. Dann zähl die Stunden, in denen du arbeitest. Also: etwas herstellst, entscheidest, klärst, das jemandem außerhalb des Besprechungsraums nützt. Idealerweise deinem Kunden.

Ich vermute, die zweite Zahl ist die kleinere.

Und jetzt der Reflex, den ich kenne: Doch, ich arbeite. Den ganzen Tag. Stimmt. Du arbeitest dich vermutlich sogar kaputt. Nur passiert das meiste davon in Terminen. Und ein Termin ist noch keine Arbeit. Er ist erst mal nur Zeit, in der ein paar Leute zusammensitzen. Ob daraus Arbeit wird, ist eine zweite Frage.

Ein gutes Meeting ist kein Problem

Damit wir uns nicht falsch verstehen: Ich habe nichts gegen Meetings. Ein Meeting, in dem eine Entscheidung fällt, ein Problem kleiner wird, etwas entsteht, das vorher nicht da war, ist bare Wertschöpfung. Solche Termine sind ihr Geld und ihre Zeit wert. Von denen bräuchte es oft mehr, nicht weniger.

Das Kriterium ist simpel: Trägt dieser Termin dazu bei, dass am Ende etwas Besseres bei denen ankommt, für die ihr arbeitet? Dann gehört er in den Kalender.

Das Problem sind die anderen Meetings. Und von denen gibt es viele.

Die meisten Meetings finden statt, weil sie stattfinden

Der wöchentliche Jour fixe läuft seit zwei Jahren. Warum? Weil er letzte Woche lief. Und die Woche davor.

Kaum ein Termin im Kalender ist je bewusst beschlossen worden. Er ist einmal entstanden, aus einem konkreten Anlass, und dann geblieben, lange nachdem der Anlass weg war. Niemand stellt ihn in Frage, weil das Infragestellen selbst Arbeit wäre und keiner die Zuständigkeit dafür hat. Also läuft er weiter. Ein Termin, der sich selbst am Leben hält.

Das Tückische: Von außen sieht das aus wie ein geordneter Betrieb. Volle Kalender, alle beschäftigt, alle im Austausch.

Mark Poppenborg von intrinsify trennt dafür zwei Begriffe, die alles klarer machen: Arbeit und Beschäftigung (Artikel). Arbeit hat eine externe Referenz, jemand außerhalb hat etwas davon. Beschäftigung dreht sich um sich selbst: Berichte, Status, Termine, die stattfinden, weil sie im Kalender stehen. Und Beschäftigung ist nicht faul. Sie ist voll ausgelastet. Genau deshalb fällt sie so selten auf.

Und keiner traut sich zu gehen

Jetzt kommt der Teil, über den selten jemand spricht.

Selbst wenn du im Meeting sitzt und merkst, dass es für dich nichts bringt, stehst du nicht auf. Du bleibst. Weil Gehen ein Signal ist. Wer geht, wirkt unkollegial, überheblich, nicht im Team. Also bleiben alle sitzen, schauen aufs Handy, arbeiten heimlich nebenbei und bestätigen dem Termin damit jede Woche neu sein Existenzrecht.

Die Anwesenheit sagt: Das hier ist wichtig. Dabei sagt sie nur: Ich habe mich nicht getraut zu gehen.

So halten sich sinnlose Meetings am Leben. Nicht, weil jemand sie verteidigt. Sondern weil niemand den ersten Schritt raus macht. Genau wie bei der Bürokratie: Sie überlebt, weil die, die sie abschaffen könnten, ihren Preis nie selbst spüren.

Ja, es kostet auch Geld

Der Kostenaspekt ist der, der am leichtesten zu zeigen ist. Ein Jour fixe mit acht Personen, 90 Minuten, sind zwölf Personenstunden. In einem Führungsteam schnell über 1.500 Euro pro Termin, im Jahr ein hoher fünfstelliger Betrag. Für eine einzige wiederkehrende Runde, die vielleicht nie jemand beschlossen hat.

Aber die Zahl ist nicht der Punkt. Sie ist nur der Türöffner. Wer anfängt, den Preis zu sehen, fängt an, die eigentliche Frage zu stellen: Trägt dieser Termin etwas bei, oder läuft er nur?

Was Emil mir übers Gehen beigebracht hat

Wenn ich mit Emil eine neue Aufgabe übe, habe ich ein kurzes Zeitfenster. Er braucht mich ganz und er braucht die genaue Anweisung. Und er zeigt mir sofort, wenn es zu viel wird oder keinen Sinn mehr ergibt: Er geht weg oder wird laut. Er sitzt eine sinnlose Sequenz nicht höflich aus. Das ist kein Ungehorsam. Das ist ehrlich.

Genau das können wir nicht. Wir haben gelernt, dazubleiben, auch wenn längst niemand mehr etwas davon hat. Wir überspielen die Grenze, die Emil einfach zeigt. Er lügt nicht, um dabei zu sein. Wir schon.

Der eigentliche Hebel: ein Kriterium und ein Rahmen

Der Appell „Wir sollten weniger Meetings haben“ hilft nicht. Streichst du einen Termin, bleibt der Grund, aus dem er entstanden ist. Er taucht woanders wieder auf, als Mailkette, als Flurgespräch, als Nachfrage kurz vor Feierabend.

Zwei Dinge helfen wirklich.

Erstens ein Kriterium, das gilt, bevor ein Termin überhaupt entsteht: Trägt er zur Wertschöpfung bei? Wenn ja, bleibt er, gern auch länger. Wenn nein, muss er sich nicht rechtfertigen, dass er wegfällt, sondern rechtfertigen, dass es ihn gibt.

Zweitens ein Rahmen für das, was übrig bleibt. Denn manche Termine erfüllen einen echten Bedarf, nur eben nicht den, der draufsteht. Sie sind der Ort, an dem man dazugehört, sich sieht, mitbekommt, wie es den anderen geht. Gerade wenn viel im Homeoffice gearbeitet wird, braucht ein Team das. Dann soll es aber auch so heißen: Teamkaffee, Austauschrunde, gemeinsames Mittagessen. Nicht Meeting, nicht mit Tagesordnung, nicht mit dem Anspruch, etwas zu entscheiden. Wer den Austausch klar benennt, muss ihn nicht mehr als Arbeitstermin tarnen. Und der Arbeitstermin muss nicht mehr den Austausch mittragen, für den er nie gedacht war.

Im August habe ich über die hektische Variante geschrieben: das Meeting mitten im Feuer, wenn alle schon rennen. Der leere Stuhl zeigt, warum die Absprache vor die Situation gehört. Hier geht es um die ruhige Variante. Um die Termine, die keiner mehr hinterfragt, weil das Hinterfragen niemandes Aufgabe ist.

Woran du es bei euch erkennst

Es gibt Meetings, nach denen niemand sagen kann, was entschieden wurde. Alle gehen mit dem Gefühl raus, dass etwas besprochen wurde. Aber was?

Es gibt Termine, die seit Monaten laufen, und keiner kann mehr sagen, wofür sie angefangen haben.

Und es gibt Einladungen, bei denen du dabei bist, „falls etwas ist“. Deine Anwesenheit ist die Versicherung für ein Risiko, das nie jemand beziffert hat.

Wenn du an dieser Stelle drei Termine in deinem Kalender vor Augen hast: Das ist kein Zufall. Das ist die Struktur, die sich gerade zeigt.

Und jetzt du

Bei welchem Termin in deinem Kalender könntest du nicht sagen, was ohne ihn passieren würde? Und was hält dich davon ab, beim nächsten Mal einfach nicht hinzugehen? Wenn die ehrliche Antwort lautet „ich trau mich nicht“, dann weißt du schon, dass es nicht am Termin liegt, sondern am Rahmen.

Das ist schwer allein zu ändern. Nicht, weil dir Klarheit fehlt. Sondern weil jeder einzelne Termin einen Grund hat, und jeder Grund ist für sich plausibel. Von innen siehst du nur die Gründe. Was ein ganzes System aus Terminen zusammenhält, fällt erst von außen auf. Auch eine interne Taskforce „Meeting-Diät“ sitzt am Ende in Meetings.

Genau da schaue ich mit Führungskräften hin. In Wandel gestalten geht es nicht darum, dass du dich änderst, sondern die Bedingungen, unter denen dein Team arbeitet und sich trifft. Am Ende führst du anders. Nicht, weil du dich verändert hast, sondern weil du die Bedingungen verändert hast. Der Einstieg ist ein kostenloses Kennenlerngespräch, rund 30 Minuten.

Fazit

Ein gutes Meeting trägt zur Wertschöpfung bei. Ein schlechtes findet statt, weil es letzte Woche stattgefunden hat, und bleibt voll, weil keiner sich traut zu gehen. Der Hebel ist nicht, Termine zu streichen. Er ist ein Kriterium, das entscheidet, welche bleiben, und ein ehrlicher Rahmen für das, was die anderen eigentlich sollten.

FAQ

Wann ist ein Meeting sinnvoll?

Wenn es zur Wertschöpfung beiträgt: wenn eine Entscheidung fällt, ein Problem kleiner wird oder etwas entsteht, von dem jemand außerhalb des Raums etwas hat. Ein einfacher Prüfblick: Entsteht in diesem Termin etwas, das die Arbeit voranbringt, eine Entscheidung, eine Lösung, ein geklärtes Problem? Wenn dir dazu nichts einfällt, ist es vermutlich kein Arbeitsmeeting, sondern Beschäftigung oder Austausch, der einen ehrlicheren Namen verdient.

Was kostet ein Meeting?

Teilnehmer:innen mal Dauer in Stunden mal Vollkosten pro Arbeitsstunde. Vollkosten sind das, was eine Arbeitsstunde das Unternehmen wirklich kostet, nicht nur das Bruttogehalt. Eine Arbeitsstunde lag 2025 im Schnitt bei 45 Euro (Statistisches Bundesamt), bei Führungskräften grob beim Dreifachen (Kienbaum, gemessen am mittleren Vollzeitverdienst laut Statistisches Bundesamt). Ein Führungsteam mit acht Personen, 90 Minuten, kommt so auf gut 1.600 Euro pro Termin, im Jahr rund 74.500 Euro. Nicht mitgerechnet ist, was in dieser Zeit hätte entstehen können.

Der Anstoß zu diesem Text kam aus dem Podcast Good Work („Auf der Suche nach dem perfekten Meeting-Mord“, mit den Kolleg:innen von HelloAgile) und aus Mark Poppenborgs Unterscheidung von Arbeit und Beschäftigung (intrinsify).